Zastanawiasz się nad wynajmem przestrzeni biurowej w układzie open space? Chociaż ma on wiele zalet, wiążą się z nim także istotne wyzwania, którym trzeba sprostać: przede wszystkim ekspozycja na hałas oraz problemy z prywatnością. Zastanawiasz się, co zrobić, aby praca w open space była wygodna dla Twojego zespołu? Oto rozwiązania, które znacznie podniosą komfort działania.
Biuro open space – co to jest?
Zgodnie z nazwą, biuro typu open space to takie, które buduje otwarta przestrzeń, która nie jest podzielona na osobne sekcje czy gabinety. Oznacza to, że wszyscy pracownicy (lub ich duża grupa) są usytuowani w jednym miejscu i pracują obok siebie. Co ciekawe, koncepcja takiego układu narodziła się już ponad 100 lat temu – jej autorem jest amerykański architekt Frank Lloyd Wright.
Przeczytaj także:
Jakie ma zalety nowoczesne biuro open space?
Urządzone w układzie open space biuro ma liczne zalety. Do tych najczęściej wymienianych zaliczają się:
- łatwość interakcji między pracownikami, która sprzyja budowaniu relacji,
- sprawność przepływu informacji czy dokumentów,
- możliwość tworzenia atmosfery zespołowej,
- transparentność działania,
- poczucie „sprawiedliwości” w przydziale przestrzeni – każdy otrzymuje zazwyczaj tyle samo miejsca,
- łatwość pracy w większym zespole i wsparcie dla kreatywności.
Z perspektywy najemcy powierzchni biurowej zaletą będzie też nieco większa powierzchnia użytkowa, co jest związane z brakiem ścianek działowych. A to przekłada się na potencjał optymalizacji kosztów. Tak ułożona przestrzeń wygląda również estetycznie i wspiera budowanie wizerunku nowoczesnej firmy.
Jakie wady ma open space?
Chociaż biura open space sprawiają wrażenie bardzo nowoczesnych i atrakcyjnych przestrzeni do pracy, nie są pozbawione wad, zwłaszcza jeśli nie zostaną odpowiednio zaaranżowane i dostosowane do realnych potrzeb pracowników.
Najważniejsza to zanieczyszczenie hałasem, które negatywnie wpływa na samopoczucie, utrudnia skupienie uwagi i zdecydowanie zmniejsza efektywność pracy. O ile dopuszczalna norma natężenia dźwięków w pomieszczeniach biurowych, w których wykonuje się prace koncepcyjne wynosi 55 dB, w biurach open space niejednokrotnie zostaje ona znacznie przekroczona, nawet do 65 dB. Poza dźwiękami, które generują sami pracownicy (poprzez rozmowy, w tym te telefoniczne czy wideokonferencje, odgłosy kroków czy przesuwanych krzeseł) hałas emitują telefony czy urządzenia biurowe.
Drugim poważnym mankamentem pracy w biurze open space jest brak prywatności. Funkcjonowanie na otwartej, źle zagospodarowanej przestrzeni sprawia, że pracownicy czują się nieustannie obserwowani, mają problem zachowaniem swobody i pełną koncentracją na wykonywanych zadaniach, co także negatywnie wpływa na ich komfort psychiczny.
Rozwiązaniem obydwu tych problemów jest prawidłowe zagospodarowanie biura. Do dyspozycji mamy rozwiązania, które mogą niemal całkowicie wyeliminować te utrudnienia.
Aranżacja biura open space – jak to zrobić, aby było komfortowo?
Na wygodę pracy w open space ma wpływ wiele czynników. Wiele można wychwycić jeszcze na etapie wyszukiwania idealnego lokalu na biuro firmy.
Kwestią podstawową jest dopasowanie wielkości powierzchni do liczby pracowników – w tej kwestii konieczne jest spełnienie minimalnych wymogów BHP. Przepisy wskazują, że na jednego pracownika powinno przypadać ok. 5 mkw. powierzchni biurowej pracy oraz 2 mkw. wolnej powierzchni biurowej podłogi, czyli łącznie 7 mkw. Jeśli więc na open space ma pracować np. 10 osób, wnętrze powinno mieć 70 mkw.
Jeśli interesuje Cię biuro open space na wynajem, przed podpisaniem umowy koniecznie zwróć uwagę na inne czynniki:
- akustykę pomieszczenia – poza hałasem, na dużych przestrzeniach problemem bywa też pogłos, jednak da się go zniwelować poprzez montaż specjalnych paneli i ekranów wyciszających na ścianach i sufitach; jeśli w lokalu ich nie ma, warto dopytać o możliwość montażu.
- Obecność wentylacji – duża liczba osób w biurze wiąże się z ryzykiem powstawania zaduchu. Dlatego warto sprawdzić, jaka wentylacja funkcjonuje w biurze. Najlepiej, jeśli będzie to wentylacja mechaniczna, ponieważ daje ona pełną kontrolę nad przepływem powietrza. Dobrze jednak, aby w lokalu były też otwierające się okna – przydadzą się, gdy trzeba będzie np. szybko przewietrzyć open space.
- Obecność klimatyzacji – powinna być obecna, ponieważ umożliwi utrzymanie optymalnych warunków w kontekście temperatury i wilgotności bez względu na porę roku.
Komfortowa praca w open space jest zdecydowanie możliwa, jeśli dobierzemy odpowiednio zaaranżowane wnętrze.
Jak zaaranżować biuro, żeby praca w open space była przyjemnością?
Gdy już wybierzesz odpowiednie biuro open space, które spełnia opisane powyżej standardy, przychodzi czas na jego umeblowanie oraz zaaranżowanie. W tym kontekście ważne są:
- kolorystyka całego lokalu – dobrze sprawdzają się jasne i stonowane kolory, które wprowadzają pozytywną atmosferę a jednocześnie nie przytłaczają;
- jakość mebli – powinny być ergonomiczne i dostosowane do użytkowania przez wiele godzin. Ważne są m.in. takie kwestie jak konstrukcja krzeseł biurowych, wysokość blatów roboczych biurka (najlepiej, by miały regulację); coraz popularniejsze są też „stojące” stanowiska, przy których pracownik może wykonać część obowiązków, z myślą o możliwości pozostania w ruchu;
- układ mebli – powinien umożliwiać swobodne przejście pracownika w dwóch kierunkach; najczęściej stosuje się tzw. klastry, w których 2-4 pracowników jest do siebie zwróconych twarzami; może to być lepsze rozwiązanie niż stosowanie ścianek działowych, które budują wrażenie izolacji, choć wszystko zależy od specyfiki pracy;
- światło – warto zadbać o jak największy dostęp światła naturalnego i wesprzeć go ciepłym bądź neutralnym światłem sztucznym; absolutnie nie mogą to być tzw. jarzeniówki,
- zieleń – co najmniej kilka roślin zielonych na open space wprowadzi przyjemniejszy, kojący klimat, a także korzystnie wpłynie na jakość powietrza.
A co z hałasem? Dodatkowym wsparciem dla paneli akustycznych mogą być specjalne przegrody akustyczne – dostępne są np. wersje nabiurkowe, mobilne (ustawiane w dowolnym miejscu na podłodze), a także te z naturalnej zieleni. Można także wygospodarować osobną wyciszoną kabinę lub po prostu gabinet na spotkania, pracę koncepcyjną czy przeprowadzanie dłuższych rozmów telefonicznych.
Warto zauważyć, że z uwagi na pandemię koronawirusa na rynku można dostrzec trend odchodzenia od open space na rzecz mniejszych przestrzeni, przeznaczonych dla poszczególnych zespołów. Sprzyja to ograniczeniu ryzyka infekcji oraz wpisuje się w model pracy zdalnej czy hybrydowej. Dlatego przy poszukiwaniu idealnego układu dla biura warto rozważyć też opcje inne niż typowe „open space office”.
Potrzebujesz pomocy w znalezieniu biura open space lub w standardowym układzie? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci wybrać lokal dostosowany do Twoich oczekiwań i potrzeb wynikających ze specyfiki Twojego biznesu.
