Umowa najmu lokalu użytkowego – na jakie zapisy trzeba zwrócić szczególną uwagę?

Wynajem lokalu biurowego jest często zobowiązaniem na długie lata. To inwestycja Twojej firmy w komfort pracy i możliwość efektywnej realizacji celów biznesowych. To także zobowiązanie do ponoszenia niemałych kosztów związanych z eksploatowaniem udostępnionego lokalu. Dlatego pod żadnym pozorem umowy najmu biura nie powinno podpisywać się pochopnie, bez zagłębienia się w poszczególne zapisy.

To jeden z kluczowych powodów, dla których warto przejść przez proces wynajmu, korzystając ze wsparcia specjalistów. Profesjonalni doradcy, którzy widzieli setki, jeśli nie tysiące umów, mają szeroką, praktyczną wiedzę na temat rynku nieruchomości i szybko wychwycą wszelkie zapisy mogące być dla Ciebie niekorzystne. Podpowiedzą również, jakie propozycje zmian wysunąć, aby ostatecznie zawarta transakcja odbyła się w modelu win-win.

Nie istnieje jeden ogólnie przyjęty i wzorcowy model umowy wynajmu lokalu użytkowego, a z własnego doświadczenia wiemy, że o późniejszym komforcie współpracy z wynajmującym decydują na pozór mało istotne detale. Zobacz więc, na co trzeba koniecznie zwrócić uwagę przed złożeniem własnego podpisu na dokumencie.

Oto lista elementów, które bezwzględnie muszą pojawić się w umowie wynajmu lokalu użytkowego. Upewnij się, że wszystkie poniższe kwestie zostały poruszone w treści dokumentu, który podpisujesz, a zapisy są zgodne z Twoim interesem.

Zanim przejdziesz do szczegółowego przeglądania paragrafów, przyjrzyj się ramom formalnym umowy. Przede wszystkim sprawdź, czy osoba, która zawiera umowę z Twoją firmą ma do tego umocowanie prawne. To szczególnie istotne w sytuacji, gdy lokal należy do spółki z osobowością prawną – wówczas osoba reprezentująca ją musi mieć prawo do samodzielnego podejmowania decyzji. Czasami zdarza się, że konieczna jest dodatkowo kontrasygnata prokurenta lub członka zarządu.

Podpisanie umowy z osobą, która w świetle prawa nie może dysponować nieruchomością, to ryzyko ogromnych problemów, zwłaszcza w przypadku konieczności dochodzenia ewentualnych roszczeń finansowych.

Lokal użytkowy będący przedmiotem umowy powinien zostać w niej opisany na tyle precyzyjnie, aby możliwa była jego pełna identyfikacja. Nie wystarczy wskazanie adresu biura i określenie jego powierzchni. Istotne są również informacje dodatkowe, które często się pomija, takie jak np. piętro czy numer lokalu (jeśli jest) – tak, aby nie było żadnych wątpliwości, o którą nieruchomość chodzi.

Należy sprawdzić, czy została ona określona precyzyjnie – ze wskazaniem np. stref wspólnych, które są uwzględniane w opłatach. Uwaga! Należy zawsze sprawdzić zgodność powierzchni wskazanej w umowie z rzeczywistością. Jest to szczególnie ważne w obiektach starszych oraz tych, w których zostały wykonane prace remontowe, po których nie nastąpiła ponowna inwentaryzacja. Czasem właściciel popełnia niezamierzony błąd w wyliczeniach, który może oznaczać dla Ciebie wyższy czynsz.

Sprawdź nie tylko, czy została podana, ale również:

• czy jest to kwota brutto czy netto,
• co wchodzi w zakres opłaty czynszowej i jakie wydatki trzeba dodatkowo ponieść na eksploatację lokalu,
• od kiedy następuje obowiązek płatności – w niektórych przypadkach możesz liczyć na to, że okres adaptacji lokalu do Twoich potrzeb nie będzie objęty czynszem lub opłata zostanie obniżona.

Zwróć też uwagę na wskazanie terminu regulacji płatności i upewnij się, że jest dla Ciebie dogodny. Ponadto sprawdź, jakie opłaty dodatkowe zostały wskazane w zapisach. Mogą pojawić się tam np. opłata administracyjna czy informacja o sposobie rozliczania opłat za media.

Kaucja jest zwyczajowym zabezpieczaniem pobieranym przez wynajmującego na początku umowy. Jest ona przeznaczona na pokrycie ewentualnych szkód wyrządzonych w lokalu przez najemcę, regulację zaległych rachunków czy też naprawy, które po opuszczeniu biura jego właściciel musi wykonać w wyniku ponadnormatywnego zużycia przestrzeni.

Sprawdź:

• jaka jest wysokość kaucji (najczęściej jest to równowartość czynszu za jeden miesiąc, maksymalnie – za trzy),
• czy w przypadku, jeśli w trakcie umowy najmu właściciel będzie musiał pobrać jakąś kwotę z kaucji (np. na regulację zaległych rachunków), trzeba ją uzupełnić,
• jak kaucja będzie rozliczana po zakończeniu umowy najmu – trzeba pamiętać, że w sytuacji, gdy w lokalu pojawiły się zniszczenia lub gdy występują zaległości w płatności, kwota do zwrotu może zostać zredukowana o koszty, które poniesie właściciel.

Uwaga! Kaucja najmu wcale nie musi oznaczać „mrożenia środków firmy”. Coraz więcej wynajmujących akceptuje ją w postaci gwarancji bankowej.

Umowa wynajmu lokalu użytkowego może być podpisana na czas określony i nieokreślony.

Najemcy często obawiają się podpisania umowy wynajmu lokalu na czas określony, wiedząc, że taką umowę trudniej wypowiedzieć pod warunkami innymi niż te wynikające z jej zapisów. W wielu przypadkach jest to jednak bezzasadne. Umowa najmu na czas określony nierzadko zapewnia lepsze warunki cenowe najmu, możliwość skorzystania z dodatkowych udogodnień, a także stabilny wynajem, bez ryzyka nagłej konieczności zmiany biura na życzenie właściciela.

Jeśli jednak zawierana jest umowa najmu lokalu użytkowego na czas nieokreślony, upewnij się, że są w niej jasno wskazane i bezpieczne dla obu stron warunki wypowiedzenia. 

Zarówno właściciel, jak i najemca mają określone prawa i obowiązki odnośnie do utrzymania lokalu będącego przedmiotem umowy. Upewnij się, że zapisy są w tym zakresie dla Ciebie korzystne i, przykładowo, nie zobowiązujesz się do wykonania na własny koszt napraw dalece wykraczających poza standardowe zobowiązania najemcy. Czym innym jest wymiana gniazdka czy żarówki, a czym innym wymiana instalacji elektrycznej. To drugie zadanie musi pozostać w gestii właściciela, który jest odpowiedzialny za ogólny stan obiektu.

Większość umów najmu lokalu biurowego standardowo zakazuje podnajmu, jednak możliwe jest wynegocjowanie takiego rozwiązania. Może być ono potrzebne, np. jeśli tymczasowo nie potrzebujesz części wynajmowanej powierzchni, więc udostępniasz ją zaufanemu partnerowi. Taka potrzeba może też pojawić się, gdy biuro wynajmuje razem kilka spółek-córek macierzystego przedsiębiorstwa. Wówczas wygodniej jest zawrzeć umowę na jedną spółkę z wynajmującym, a wewnętrznych rozliczeń dokonać samodzielnie.

Na koniec sprawdź, czy właściciel ma możliwość wystawienia faktury VAT za wynajem – dzięki temu będziesz mógł wliczyć wydatek na czynsz w koszty działalności.

Jak widzisz, niuansów, które mogą zadecydować o Twoim bezpieczeństwie podczas wynajmu lokalu jest wiele. Dlatego nie warto ryzykować – lepiej podpisywać ją w asyście profesjonalnego doradcy.

W Horyzont Nieruchomości oferujemy fachowe doradztwo w zakresie wszelkich formalności i wyboru lokalu dopasowanego do potrzeb Twojej działalności z uwzględnieniem niezwykle istotnego, a często pomijanego aspektu, czyli branży, w której działasz. Skontaktuj się z nami i zyskaj pewność, że zawrzesz umowę w pełni bezpieczną dla Twoich interesów.