Wynajem powierzchni biurowej – 6 pytań, które musisz sobie zadać przed podjęciem decyzji

W teorii wynajem przestrzeni biurowej jest dość prosty. Zwłaszcza w dużych miastach ilość powierzchni dostępnej do wynajęcia jest bardzo duża i wydaje się, że można łatwo znaleźć oferty przez Internet. No właśnie. W teorii.

W praktyce jako przyszły najemca musisz zmierzyć się z wieloma wyzwaniami stawianymi przez rynek, aby ostatecznie trafić na pomieszczenia biurowe, które spełnią wszystkie Twoje oczekiwania. Diabeł często tkwi w szczegółach – tych niedostrzegalnych na pierwszy rzut oka. Dlatego warto zachować rozwagę – podpisywanie umowy z pierwszym znalezionym wynajmującym, bez dokładnego przeanalizowania warunków czy zapoznania się z ofertą rynkową, może się zakończyć frustracją i poczuciem straty pieniędzy.

Jak zatem przystąpić do wynajmu biura, żeby nie żałować? Rozsądnie, czyli mając dobre rozeznanie w nieruchomościach biurowych i czas na poszukiwanie idealnego miejsca na firmę. A przede wszystkim – wiedząc, czego się dokładnie oczekuje.

Powierzchnie biurowe najczęściej wynajmuje się długoterminowo co najmniej na kilka lat. Zobacz, co musisz wiedzieć, zanim podpiszesz umowę najmu biura. Oto lista najważniejszych pytań, które musisz sobie zadać.

Trudno to określić? Niekoniecznie. Wiesz, ilu pracowników będzie przebywać w biurze. Statystycznie na jednego powinno przypadać ok. 7 m2 powierzchni. Jest to oczywiście bardzo ogólne określenie, ponieważ wiele zależy od:

• specyfiki pracy, którą wykonują członkowie zespołu (wspólna realizacja projektów czy praca indywidualna? Rozmowy zdalne z klientami, a może zadania wymagające skupienia?),
• podziału zespołu na grupy lub działy – każdy z nich może potrzebować oddzielnego open-space’a lub gabinetu,
• dodatkowych potrzeb biznesowych – być może na stałe jest Ci potrzebna mała sala konferencyjna na codzienne briefingi albo dodatkowe pokoje na spotkania z klientami?

Czasami dobrym rozwiązaniem jest wynajęcie na początek mniejszej przestrzeni, ale z otwartą perspektywą na jej poszerzenie w przyszłości – np. wówczas, gdy rozrośnie się zespół. Nie każdy budynek stwarza takie możliwości, warto więc zawczasu sprawdzić go pod tym kątem – zwłaszcza gdy firma ma w planach zwiększanie zatrudnienia.

Wynajem przestrzeni biurowej oznacza stały, comiesięczny wydatek. Musisz wiedzieć, jaką kwotę możesz bezpiecznie przeznaczać na ten cel. Pamiętaj: cena za m2 powierzchni biurowej jest uzależniona od wielu czynników. Dlatego nie zawsze jest tak, że mniejsze biuro jest tańsze, a większe – droższe.

Najdroższe lokale biurowe do wynajęcia to te położone w ścisłych centrach miast lub w ich komercyjnych dzielnicach. Pytanie jednak, czy na pewno potrzebujesz lokalu w takim miejscu? Jeśli obsługujesz klientów z segmentu premium i przyjmujesz ich często w biurze – taka lokalizacja może być dla Ciebie priorytetem. Jeśli jednak działasz w modelu, w którym biuro jest przestrzenią roboczą, a spotkania odbywają się zdalnie lub w siedzibie klienta – możesz rozważyć powierzchnie biurowe do wynajęcia w spokojniejszych dzielnicach miasta, które będą z pewnością bardziej ekonomicznym wyborem niż śródmieście.

Czasami też warto rozważyć przeniesienie planowanej siedziby do innego miasta, np. z Warszawy do Łodzi – w tym doskonale usytuowanym mieście ceny za m2 powierzchni są atrakcyjniejsze niż w stolicy, a warunki najmu niejednokrotnie lepsze.

Szybki internet i dostęp do podstawowych mediów to oczywiście standard. Pytanie jednak: czego więcej oczekujesz? Własnego, wydzielonego aneksu kuchennego? Prywatnej łazienki? Zapewnionych miejsc parkingowych dla pracowników i dla klientów? Dobrego systemu zabezpieczeń? Całodobowej recepcji? Klimatyzacji? A może budynku z dostępem do udogodnień dla osób niepełnosprawnych? Określ, które z tych elementów są naprawdę konieczne, a które mile widziane.

Pomyśl o komforcie swoich pracowników. Jeśli biurowiec nie zapewnia wystarczającej liczby miejsc parkingowych, upewnij się, że w jego okolicy jest gdzie pozostawić auto. Zwróć uwagę na możliwości dojazdu komunikacją publiczną. Sprawdź dostępność sklepów i punktów gastronomicznych. Usługi takie jak żłobek czy przedszkole w pobliżu miejsca pracy dla wielu osób też będą istotne. To mogą być ważne elementy, zwiększające atrakcyjność Twojej oferty jako pracodawcy.

Sprawdź dokładnie, co obejmuje czynsz najmu powierzchni biurowej – czy np. jest w niego wliczony serwis sprzątający? Jak wygląda kwestia rozliczeń mediów – czy biuro ma osobne liczniki prądu? Czy w ramach współpracy możesz okazjonalnie korzystać z dodatkowych zasobów biurowca, np. z dużej sali konferencyjnej? Wszystkie te elementy mają ogromne znaczenie, podobnie jak zakres obowiązków wynajmującego i najemcy czy okres wypowiedzenia umowy.

Jak widzisz, proces poszukiwania idealnego lokalu biurowego jest długi i wymagający. Dlatego warto podjąć współpracę z ekspertami, którzy poprowadzą Cię przez ten proces od A do Z i wyszukają powierzchnię biurową, która spełni Twoje wymagania. Bez stresu i bezpiecznie.

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z doradcami Horyzontu Nieruchomości. Z nami znajdziesz idealne miejsce na nową siedzibę!